DANSK BJERG- OG KLATREKLUBS WHISTLEBLOWERPOLITIK

1. Indledning og formål

1.1 Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerordning har til formål at sikre, at en whistleblower kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere, som har tilknytning til Dansk Bjerg- og Klatreklub på en fortrolig måde uden frygt for negative konsekvenser.

2. Hvem behandler indberetninger?

2.1 Indberetninger til Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerordning behandles af Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerenhed.

 
Denne er sammensat af:

- Navn: Josefin Rønhoff Hyllegaard

Stillingsbetegnelse: regnskabsansvarlig bogholder i foreningen Dansk Bjerg- og Klatreklub

Kontaktoplysninger: bogholderi@blocs-walls.dk

- Camilla Charlotte Reinbothe

Stillingsbetegnelse: chef for foreningen Dansk Bjerg- og Klatreklubs klatrehaller Blocs & Walls og Sundholm

Kontaktoplysninger: e-mail adresse: camilla@blocs-walls.dk; telefon nummer: +45 2166 4072

2.2 Der henvises i øvrigt til punkt 7, hvor de enkelte led i forbindelse med en indberetning behandles.

3. Hvad kan indberettes via ordningen?

3.1. Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om:
1) Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, såsom:
Overtrædelse af eventuel tavshedspligt - Misbrug af økonomiske midler - Tyveri - Svig - Underslæb - Bedrageri - Bestikkelse - Brud på arbejdssikkerheden - Enhver form for sexchikane - Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold, - Bevidst vildledning, - Overtrædelse af skattelovgivning, - Alvorlig brud på IT-sikkerhed. Desuden:

2) Overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, dvs.:
Hvidvask - Produktsikkerhed- og overensstemmelse - Miljøbeskyttelse - Folkesundhed - Forbrugerbeskyttelse - Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger - Netværks- og informationssystemers sikkerhed.

3.2 Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser eller alvorlige forhold, der er defineret i punkt 3.1, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted hos Dansk Bjerg- og Klatreklub og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.

3.3 Andre forhold, som f.eks. utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed over ikke at blive benyttet som frivillig, eller personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen kan ikke indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne oplysninger kan i stedet indgives via de sædvanlige kommunikationsveje.

3.4 Hvis betingelserne i øvrigt er opfyldt, kan der indberettes via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, som kan tilgås her: https://whistleblower.dk/indberet

4. Hvem kan benytte ordningen?

4.1 Følgende persongrupper kan anvende Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerordning:

·         Ansatte og tidligere ansatte

4.2 Personer, der ikke er omfattet af personkredsen, kan ikke indberette via whistleblowerordningen.
I stedet kan disse personer indberette via de sædvanlige kommunikationsveje.

5. Indberetningens indhold - beskrivelsen af det som indberettes

5.1 Når whistleblowerenheden skal undersøge det indberettede, er det vigtigt, at det indberettede belyses bedst muligt af whistlebloweren. Er indberetningen uspecificeret, eller indeholder den udelukkende meget brede beskyldninger, som ikke er præciseret, er det ikke muligt for whistleblowerenheden at foretage en nærmere undersøgelse af indberetningen.

5.2 Whistlebloweren bør derfor eksempelvis oplyse følgende:
En beskrivelse af forholdet, - hvem er den/de involverede, - er ledelsen bekendt med forholdet, - er der dokumentation for påstanden, - er andre bekendt med mistanken om forholdet, - kan der findes yderligere oplysninger om forholdet, - hvor lang tid har forholdet stået på.

6. Hvor kan der indberettes?

6.1 Der kan indberettes fortroligt med angivelse af navn og kontaktoplysninger til foreningens sikre whistleblowerenhed-mailadresse, der er bogholderi@blocs-walls.dk eller camilla@blocs-walls.dk.   

6.2 Whistleblowerens identitet er beskyttet i medfør af whistleblowerloven. Indberetninger bliver ikke offentliggjort, og tredjemand kan ikke kræve indsigt i oplysningerne. Den, som indberetningen handler om eller har givet anledning til indberetningen, har ikke krav på at få whistleblowerens identitet at vide eller oplysninger, der kan benyttes til at identificere whistlebloweren.

7. Whistleblowerenhedens behandling af indberetninger

7.1 Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerenhed modtager indberetningen. Herefter foretager den en undersøgelse af, hvorvidt indberetningen er omfattet af ordningens anvendelsesområde. I forbindelse med modtagelsen af indberetningen vil whistleblowerenheden bekræfte modtagelsen inden for syv dage.

7.2 Herefter bliver indberetningen undersøgt nærmere. Det indebærer, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, at der vil ske indhentelse af yderligere nødvendige oplysninger.

7.3 Whistleblowerenheden kan afvise indberetningen, hvis den falder uden for ordningens anvendelsesområde. Whistlebloweren, der har indberettet sagen, skal have besked herom.

7.4 Whistleblowerenheden vil inden for tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Eksempler på opfølgning:

·         Iværksættelse af en intern undersøgelse i foreningen.

·         Orientering af foreningens bestyrelse og evt. administrativ ledelse.

·         Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed.

·         Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.

8. Tavshedspligt og behandlingsgrundlag

8.1 Medarbejdere, der er tilknyttet Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter kun oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

8.2 Dansk Bjerg- og Klatreklubs whistleblowerenhed behandler under alle omstændigheder i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.

8.3 Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Whistleblowerenheden kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med den pågældende whistleblowerordning.

8.4 Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

9. Beskyttelse af whistleblower

9.1 En whistleblower er i medfør af whistleblowerloven beskyttet mod repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til whistleblowerenheden eller en ekstern whistleblowerenhed (Datatilsynet). Ved ”repressalier” forstås en ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en indberetning. Dette kan eksempelvis være afskedigelse, ophør af kontrakt med leverandør, ikke tilladt at fungere som frivillig i foreningen.

9.2 Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i indberetningen er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorlig forhold. Hvis whistlebloweren foretager indberetning i ond tro og velvidende, at de indberettede oplysninger ikke er korrekte, er whistlebloweren ikke beskyttet mod repressalier.